Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Vorlagen und Lösungen

accounting analytics balance black and white 209224 steuer scaled 1

Dein erster Auftrag ist erfüllt, Du hast das erste Produkt geliefert oder die erste Dienstleistung erbracht. Fehlt nur noch eins: Die Rechnung. Welche Angaben gehören auf die Rechnung, welche Fehler gilt es zu vermeiden und wie lässt sich der Vorgang vereinfachen? Wir beantworten Dir die wichtigsten Fragen zum Thema Rechnung schreiben!

Welche Angaben gehören auf eine Rechnung?

Achte beim Erstellen einer Rechnung darauf, dass die unten aufgeführten 12 Pflichtangaben darin enthalten sind. Möchtest Du mittels Vordruck eine Rechnung schreiben, solltest Du ihn zuerst auf Vollständigkeit aller Angaben prüfen:

  • Rechnungsempfänger
    Adresse Deines Kunden bzw. Firmenname des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsersteller
    Adresse Deines Unternehmens
  • Steuernummer
    Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.

4. Angabe der Rechnung
Du machst in der Betreffzeile klar, dass es sich beim Vorliegenden Dokument um eine Rechnung handelt.

5. Rechnungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.

6. Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer sollte fortlaufend nummeriert sein und die Rechnung eindeutig identifizieren.

7. Leistungsdatum
Genaue Bezeichnung des Datums oder Zeitraums, an dem Du deine Leistung erbracht bzw. geliefert hast.

8. Rechnungspositionen
Exakte und unmissverständliche Beschreibung der Leistungen, die Du erbracht hast mit Menge, Einzelpreis, als Mehrwertsteuer ausgewiesene Umsatzsteuer pro Position und Gesamtpreis pro Rechnungsposition.

9. Netto-Rechnungsbetrag
Rechnungssumme ohne Mehrwertsteuer.

10. Enthaltene Mehrwertsteuer
Am entsprechenden Umsatzsteuersatz (19 %, 7 %) ausgewiesene Mehrwertsteuer.

11. Brutto-Rechnungsbetrag
Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer, den der Kunde an Dich zu zahlen hat.

12. Zahlungsfrist
Legt den Zeitraum fest, in dem Dein Kunde die Rechnung begleichen muss. Hast Du mit ihm ein Skonto vereinbart, ist auch die Skontofrist an dieser Stelle zu nennen.

Zusätzlich ist es sinnvoll, die eigene Bankverbindung (BIC und IBAN) sowie Hinweise zur Angabe des Verwendungszwecks auf der Rechnung mit anzugeben. Üblicherweise sind auf Rechnung auch Geschäftsführer oder Inhaber des Unternehmens, dessen Handelsregistereintrag (falls vorhanden) und Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit ausgewiesen.

Neben den Pflichtangaben gibt es noch weitere rechtliche Regelungen die Rechnungen betreffend. Hierfür sind beispielsweise die GoBD, in denen Grundsätze zur Führung und Aufbewahrung von Büchern beschrieben sind, maßgeblich. Elektronische Rechnungsdokumente dürfen demnach nicht manipulierbar sein und müssen sowohl sicher als auch vollständig aufbewahrt werden.

Darüber hinaus musst Du die Regeln für Rechnungsstorno, die Aufbewahrungspflichten, das Verfahren zum rückwirkenden Ausstellen einer Rechnung sowie zur Verjährung kennen.

Rechnung mit Programm oder Vorlage?

Zum Erstellen einer Rechnung stehen Dir mehrere Optionen zur Verfügung. Du kannst Dir ganz einfach eine Vorlage für eine Office-Anwendung wie Word oder Excel herunterladen und darauf aufbauend Deine Rechnung erstellen. Das ist für den Anfang eine brauchbare Lösung, so lange Du nur wenige Rechnungen schreiben musst. Langfristig und bei steigenden Auftragszahlen ist es jedoch sinnvoll, hierfür eine Rechnungssoftware zu verwenden.

Dadurch sparst Du Zeit bei der Erstellung, kannst gleichzeitig Deine Zahlungseingänge kontrollieren und es vereinfacht die Übergabe an Buchhalter oder Steuerberater. Mit einem Rechnungsprogramm lassen sich viele Vorgänge automatisieren oder zumindest stark vereinfachen. So sind alle wichtigen Kundendaten bereits hinterlegt, Du kannst Rechnungen direkt aus einem Angebot heraus erstellen und sie anschließend automatisch per Mail versenden.

Zudem bietet dir ein Rechnungsprogramm die nötige Rechtssicherheit, da es aktuell gehalten wird und damit immer den aktuellen Anforderungen des Gesetzgebers entspricht. Spätestens bei einer Betriebsprüfung wirst Du diese Eigenschaft sehr zu schätzen wissen.

Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer zahlst Du keine Umsatzsteuer und darfst deswegen auch keine Umsatzsteuer auf Deinen Rechnungen ausweisen. Diese Regelung ist interessant für Dich, wenn Du eine nebenberufliche Selbstständigkeit anstrebst. Auf der Rechnung steht folglich nur der Nettorechnungsbetrag und es wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen. Zusätzlich kannst Du noch darauf hinweisen, dass im ausgewiesenen Betrag gemäß § 19 UstG keine Umsatzsteuer enthalten ist.

Möchtest Du deine Rechnung online schreiben, findest Du bei guten Programmen eine Option für die Kleinunternehmerregelung, durch welche die nötigen Änderungen beim Rechnungsbetrag automatisch vorgenommen werden.